Экспорт и импорт материалов через Excel
Иногда быстрее отредактировать базу материалов не через справочники, а имея их все перед глазами в одной таблице. Для этого вы можете экспортировать данные из справочника Номенклатура в таблицу Excel, а затем, отредактировав, импортировать обратно.
|
Мы рекомендуем использовать экспорт/импорт в Excel только для внесения изменений в текущую базу.
Импорт таблицы Excel, созданной в другой базе, может привести к порче базы и потере важных данных. |
Экспорт в Excel
Экспорт производится через команды узла основного меню Инструменты/Экспорт в MS Excel. Там выберите, что именно нужно экспортировать — материалы или сборочные единицы.
После запуска команды открывается карточка. Вам нужно проставить галочки возле групп элементов Номенклатуры в левой части карточки, либо же добавить/исключить отдельные материалы, проставив/убрав галочку возле них в правой части:
Выбрав материалы, нажмите ОК. Вам будет предложено выбрать место для сохранения таблицы и указать название файла. После этого будет создана сама таблица:
Импорт из Excel
Отредактировав таблицу, вы можете её обратно импортировать в К3-Справочники через команду основного меню Инструменты/Импорт из таблицы MS Excel. Для этого не забудьте предварительно закрыть файл.
После запуска программы появляется карточка с настройками импорта.
Вы можете импортировать таблицу в Автоматическом режиме или Вручную.
Для Автоматического режима доступны следующие настройки:
- В поле Признак поиска материалов укажите признаки, по которым будем определять, является ли материал идентичным уже имеющемуся в библиотеке.
При импорте данных программа ищет, есть ли уже в справочниках импортируемый материал. Признаки поиска материалов расположены в порядке их приоритета. То есть, если вы укажете два признака, например, GUID и ID, то сначала происходит сравнение материала из таблицы с библиотечными материалами по GUID, и только в случае его отсутствия — по ID.
- Добавлять ненайденные — если проставлена галочка, то материалы, которых нет в библиотеке (то есть, у которых не совпадает ни один из выбранных признаков поиска);
- Задать группы материалов для поиска — искать идентичные материалы только в указанных группах. Если галочки групп материалов не проставлены, поиск происходит по всем материалам.
Для корректного импорта таблица должна иметь определённое форматирование. Обратите внимание на рисунок таблицы выше.
- Во второй строчке находятся индексы столбцов таблицы: MaterialID, MaterialName, MaterialKind и так далее. Эти индексы обязательно должны оставаться в таблице, поскольку указывают, какие именно данные содержатся в данном столбце.
- Обязательные столбцы: Название (MaterialName), Тип материала (MaterialKind), Единица измерения (MaterialUnit).
- Многие данные переданы не только через названия — рядом с ними указаны числа в квадратных скобках. Например: Листовой материал 18 мм [36], кв.м [2], ДСтП 18 мм [197] и т. д. Это — ID указанных данных из соответствующих справочников. В данном случае, соответственно: Типы материалов и Единицы измерения, а также через ID закодирована группа материалов, задаваемая в левой части справочника Номенклатура. При отнесении материала к типу, единице измерения, группе именно данные в скобках являются основным критерием. Если ID не указано, соответствующие данные сравниваются по названию. Если название встречается более одного раза (например, у вас есть одноимённые типы материала и пр.), то материалы с такими данными не будут импортированы.
- Если же группа материалов (MaterialGroup) не указана, будет создана новая группа: Импортированные материалы.
Для режима Вручную доступны следующие настройки:
- Признак поиска материалов — признак, по которым будем определять, является ли материал идентичным уже имеющемуся в библиотеке.
- Номера столбцов с теми или иными данными в таблице Excel. Номер столбца с признаком — с тем, который выбран в предыдущем пункте.
- Коэффициент — домножается к ценам в процессе импорта.
- Диапазон чтения строк — можно выбрать область листа Excel, из которой импортируются материалы.
- Задать группы материалов для поиска — чтобы искать только среди определённых групп. Например, в разных группах материалов могут быть элементы с одним артикулом, и чтобы такая проблема не возникала, можно выбрать группу изначально.
Заполнив карточку, нажмите ОК. Процесс переноса данных стартует. После запуска команды нужно будет подождать некоторое время.
